BestatterAssistent —
die zeitgemäße Software
für das Bestattungswesen
BestatterAssistent entstand im Resultat der
Verallgemeinerung umfangreicher Erkenntnisse und Erfahrungen von Bestattungsunternehmen
verschiedener Größe und Struktur als flexibles System, das auf die unterschiedlichen
Anforderungen von Bestattungsunternehmen eingestellt werden kann.
BestatterAssistent ist ein Softwaresystem,
das speziell für die Bestattungsbranche entwicklelt wurde.
Es soll den Bestatter bei der Abwicklung aller in seinem Unternehmen anfallenden
kaufmännischen Prozesse unterstützen. Mit BestatterAssistent
kann der gesamte Schriftverkehr in einem Bestattungsunternehmen rationalisiert werden.
Die anschließende Beschreibung soll einen Einblick in die Möglichkeiten von
BestatterAssistent geben. Weitere Informationen entnehmen Sie
bitte der schriftlichen Kurzbeschreibung.
Kurze Beschreibung der Komponenten von
BestatterAssistent:
1. Bearbeitung von Vorsorgeverträgen, Angeboten und Aufträgen
Mit Hilfe dieser Komponente erfassen Sie die mit diesen Vorgängen verbundenen Daten über
Verstorbenen, Auftraggeber, Angehöreige, zu erbringende Leistungen, Versicherungen,
Bestattung und Nachlaß.
Die Angaben sind gut gegliedert auf verschiedenen Registerkarten angeordnet. Wenn Sie die
Registerkarten der Reihe nach abarbeiten, werden Sie systematisch durch alle notwendigen
Schritte geführt.
Bei der Auftragsbearbeitung erfassen Sie auch die Daten für den Trauerdruck, so daß Sie
neben den verschiedenen mit einem Trauerfall verbundenen Formularen wie Schreiben an das Standesamt,
an Versicherungen u. s. w. auch Trauerbriefe und Trauerkarten drucken können.
2. Rechnungslegung
Rechnungsdatendätze können separat angelegt werden, indem die entsprechenden Angaben
in die vorgesehenen Felder der Registerkarten der Rechnungskomponente eingegeben werden. Sie
können aber auch einfach die bereits erfaßten Auftragsdaten verwenden und daraus
per Mausklick einen Rechnungsdatensatz generieren. Angaben über erbrachte Leistungen,
zu verrechnende Zahlungen von Versicherungen, Auftraggeber und Verstorbenen werden übernommen.
Beim Druck der Rechnung werden die erfaßten Angaben in das nach Ihren Wünschen
vorgefertigte Rechnungsformular übernommen.
Mit Hilfe einer entsprechenden Schaltfläche kann eine Rechnung als "gestellt" markiert
werden. Das bedeutet, daß sie in die Rechnungsüberwachung üernommen wird.
3. Rechnungsüberwachung
Die Komponente Rechnungsüberwachung dient dazu, eingehende Zahlungen von Auftraggebern und
Versicherungen bzw. Krankenkassen zu vermerken und so jeder Zeit einen Überblick über
den Zahlungsstand einer Rechnung zu geben. Darüber hinaus können Sie sich eine
Liquiditätsübersicht Ihres Unternehmens — eine Aufstellung aller offenen
Rechnungen mit ausstehenden und überzahlten Beträgen — anzeigen lassen.
4. Verwaltung von Artikeln und Leistungen
Artikel und Leistungen sind ein wichtiger Bestandteil Ihre Stammdaten. Es werden
eigene Lieferungen, eigene Leistungen , Fremdleistungen und Barleistungen unterschieden.
Innerhalb dieser Leistungsgruppen können Sie selbst Untergruppen definieren, um
bei Bedarf eine Leistung in einer Liste schneller zu finden. Mit Hilfe dieser Komponente
können Sie pro Leistung Kurz- und Langbezeichnung, fünf Preise und
Lieferantenangaben erfassen.
Eigenen Lieferungen und
eigenen Leistungen können Umsatzsteuersätze zugewiesen werden (keiner, verminderter,
besonderer und Regelsteuersatz). Falls der Gesetzgeber Steuersätze ändert, können
Sie Ihr System problemlos anpassen.
Für eigene Lieferungen bieten wir zusätzlich ein Lagerhaltungs- und Bestellsystem an.
5. Personenadressen
Personendaten, die im Zusammenhang mit einem Trauerfall erfaßt wurden, werden so in Ihrer
Datenbank abgelegt, daß sie auch außerhalb des entsprechenden Trauerfalls
zugänglich sind. Das hat zum eine den Vorteil, daß Sie Personendaten nicht mehrfach
erfassen müssen. Andererseits haben Sie bereits Informationen über Kunden, die sich
zum wiederholten Mal an Sie wenden.
Aus dieser Komponente haben Sie Zugang auf eine auf Ihrem Rechner verfügbare Textverarbeitung,
wobei Sie beliebige Schriftstücke oder nach Ihren Wünschen vorgefertigte Briefe mit
übernommener Anschrift und Anrede verfassen können. Desweiteren können Serienbriefe
an alle in der Datenbank befindlichen Personen oder an einen selektierten Personenkreis erstellt
werden.
6. Firmenadressen
Firmen werden in Kategorien aufgeteilt. Es gibt eine Reihe von obligatorischen Kategorien wie
z. B. Versicherungen, Krematorien und Krankenkassen, die nicht geändert werden dürfen.
Darüber hinaus können Sie Firmen (z. B. Lieferanten) beliebig in Kategorien einteilen.
Im Übrigen gelten für Firmenadressen dieselben Aussagen wie für Personenadressen.
7. Datensicherung
Datenbestände und Formularvorlagen sollten regelmäßig gesichert werden, um
bei einem sogenannten Festplattencrash vor einem Verlust dieser nur in Ihrem Unternehmen
vorhandenen Daten geschützt zu sein.
BestatterAssistent enthält hierfür einen kleinen Dialog,
bei dem Sie nur das Ziel der Sicherheitskopie (ZIP-Laufwerk, Magnetband, Festplatte) anzugeben
brauchen. Genau so einfach lassen sich gesicherte Daten zurückholen.
8. Statistik
BestatterAssistent stellt Ihnen eine Statistik zur Verfügung.
Es können die unterschiedlichsten statistischen Angaben eingeholt werden, z. B. über
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die Häufigkeit von Konfessionen bei Sterbefällen, |
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die
Häufigkeit gewählter Friedhöfen (oder Firmen einer anderen Kategorie),
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die Quellen ihrer Aufträge,
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die Häufigkeit verkaufter Artikel
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und mehr.
9. Auftragsüberwachung und Bestatterkalender
Diese Komponente wird an verschiedenen Stellen wirksam. In der Auftragsbearbeitung
haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitplan zu führen. Darin kann
für jede bei einem Bestattungsfall anfallende Aktion neben Datum, Ort, Uhrzeit und
Bezeichnung der Aktion ein verantwortlicher
Mitarbeiter gewählt und vermerkt werden, ob die Aktion bereits erledigt wurde.
Auf der Grundlage dieser Zeitpläne werden Terminübersichten pro Woche, pro
Tag oder pro Mitarbeiter erstellt.
Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die Protokollierung von Druck und Versand von
Schriftstücken.
Entsprechende Übersichten enthalten auch Angaben über den Mitarbeiter, der Druck
oder Versand vorgenommen hat und das entsprechende Datum.
10. Kassenbuch
BestatterAssistent bietet Ihnen die Möglchkeit, ein
elektronisches Kassenbuch zu führen. Sie benutzen eine übersichtliche Eingabemaske
zur Eingabe der verschiedenen Buchungen. Diese Buchungen können mit Rechnungen
verknüpft werden. Darüber hinaus können Sie Überischten über
nach verschiedenen Kriterien (Zeitraum, Buchungstext, Steuersatz u. s. w.) gefilterte
Buchungen anzeigen und drucken.
11. Datenimport und -export
Diese Komponente ermöglicht den Datenabgleich zwischen verschiedenen Datenbeständen,
die dieselbe Struktur besitzen. Dieser Abgleich kann notwendig werden, wenn
BestatterAssistent auf mehreren Rechnern als Einzelplatzanwendung
läuft, z. B. in verschiedenen Filialen oder im Büro und auf einem Notebook für
Unterwegs.
12. ????????????????
Hinter den vielen Fragezeichen verbirgt sich ein kleines Spiel für die Pause.
13. Datenträgeraustausch
Da kleinere Unternehmen ihrer Bank per Diskette Aufträge zum Zahlungsverkehr erteilen,
wurde diese Komponente geschaffen, die direkt angesprochen werden kann oder aus dem Kontext
der Rechnungsüberwachung.
14. Leistungspakete
Häufig bieten Bestatter ihren Kunden ganze Leistungspakete an. Mit Hilfe dieser
Komponente können solche Pakete geschnürt und dann bei der Auftragserfassung
in einen Auftrag eingebunden werden. Per Paket eingebundene Leistungen können
selbstverständlich später noch variiert werden.
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